12 tipov na dokonalé plánovanie práce a zlepšenie produktivity

Ak vám pracovné úlohy prerastajú cez hlavu, je čas zmeniť prístup. Vytlačte si plánovače, vyskúšajte overené metódy na zlepšeniu produktivity a premeňte zmätok na poriadok.

Produktivita a výhody efektívneho plánovania práce 

S lepším prehľadom o prioritách dokážete robiť lepšie rozhodnutia a efektívnejšie rozdeľovať všetky zdroje (hlavne váš čas). V konečnom dôsledku vám takéto plánovanie pomôže udržať sústredenie a odsledovať si pokroky v práci. Ak by sme to mali napísať stručne a jasne, bude sa vám oveľa lepšie pracovať. 

Potrebujete jasný a prehľadný plán. Vďaka nemu dokončíte úlohy rýchlejšie, ale aj kvalitnejšie, pretože budete mať dostatok priestoru na premyslenie a precízne plnenie všetkých úloh. Našťastie, existuje množstvo pomôcok na plánovanie práce, ktoré vám tento proces uľahčia a vaše úsilie bude vždy nasmerované tým správnym smerom.

Pomôcky na plánovanie práce

Pri práci môžete využiť rôzne digitálne a tlačené pomôcky, alebo kombináciu oboch. Každá možnosť má svoje výhody a záleží len na vašich osobných preferenciách a pracovných návykoch, ktorá bude pre vás najefektívnejšia.

Výhodou digitálnych nástrojov je to, že môžete flexibilne riadiť svoje úlohy odkiaľkoľvek. Medzi ne patrí napríklad Trello pre vizuálne sledovanie projektov, Asana pre komplexné riadenie tímových úloh, ale aj klasický Google kalendár na organizáciu času a schôdzok. 

Tlačené materiály majú pre mnohých ľudí pozitívny vplyv pri zapamätávaní úloh a sú oveľa viac flexibilné v zmysle okamžitého použitia. Všetko si môžete poznačiť kedykoľvek a kdekoľvek, bez toho, aby ste museli otvárať aplikácie alebo zapínať počítač. Či už ste na stretnutí alebo si len potrebujete rýchlo zapísať nápad, pero a papier sú vždy poruke.

Preto sa zvyknú kalendáre vyberať hlavne na detailné denné plánovanie a rôzne druhy zápisníkov vám pomôžu zaznamenať nápady a poznámky z mítingov, kedy potrebujete rýchlo zachytiť každú informáciu. Vo firmách sa často používajú aj whiteboardy, ktoré sa hodia predovšetkým na vizualizáciu celkového obrazu, tímové brainstormingy a sledovanie dlhodobých cieľov, ktoré máte neustále na očiach.

Okrem týchto klasických pomôcok môžete využiť rôzne plánovače produktivity. Štruktúrované, prehľadné a špecializované plánovače, ktoré sú zamerané na stanovenie cieľov, rozdelenie úloh a sebareflexiu.

Plánovač produktivity

Štruktúrované plánovače sú navrhnuté na základe konkrétnych metodík produktivity. Denné a týždenné plánovače slúžia na prioritizáciu úloh v rámci kratšieho času, zatiaľ čo mesačné a ročné na stanovenie dlhodobých cieľov, strategické plánovanie do budúcna a sledovanie celkového pokroku. 

Na dennom by malo byť okrem časového plánu aj miesto na nápady, brainstorming a akékoľvek iné poznámky k úlohám na daný deň. Nemala by chýbať ani možnosť označiť dokončenie úlohy, prioritizácia a priestor na zapísanie úloh na ďalší deň. 

Vytlačte si PDF súbor s denným plánovačom úloh.

Plotbase odporúčanie: Poznáte pravidlo 2 minút? Ak nejaká úloha trvá menej ako 2 minúty, urobte ju hneď. Nezapisujte si ju na zoznam a neodkladajte ju na neskôr. Predídete hromadeniu malých úloh, ktoré sa neskôr môžu stať prekážkami.

Týždenné plánovače použite na širší prehľad a strategické plánovanie. Nájdete v nich priestor na zapísanie väčších úloh, stanovíte si TOP ciele na daný týždeň, poznačíte dôležité schôdzky a získate prehľad o každom dni v týždni.

Vytlačte si PDF súbor s týždenným plánovačom úloh.

Mesačné plánovače sú primárne určené na označenie dlhodobých cieľov, sledovanie projektov na komplexnej úrovni a celkovú reflexiu pokroku za uplynulý mesiac. Mal by v nich byť priestor na zapísanie najdôležitejších udalostí, plánovanie projektov a miesto na poznámky.

Vytlačte si PDF súbor s mesačným plánovačom úloh.

Mať vhodný plánovač produktivity je určite podstatnou súčasťou na ceste k lepšej výkonnosti, ale sám o sebe vám úspech nezaručí. Aby ste skutočne využili jeho potenciál a dosiahli svoje ciele, zamerajte sa aj na účinné stratégie a návyky. Plánovač je len pomôcka, no je na vás, aby ste ho naplno využili a splnili úlohy pomocou správnych metód.

12 najlepších metód, ktoré zlepšia produktivitu

1. Time blocking 

Time blocking je metóda riadenia času, ktorá vám pomôže získať kontrolu nad vaším rozvrhom. Je široko propagovaná mnohými odborníkmi na produktivitu, vrátane známeho autora Cala Newporta, ktorý ju odporúča vo svojej knihe Deep Work ako hlavnú stratégiu pre produktívnu prácu.

Vopred si rozdelte svoj deň na konkrétne časové bloky, pričom každému bloku priraďte konkrétnu úlohu. V praxi to znamená, že si do kalendára okrem mítingov a schôdzok zaznačíte aj presný čas, kedy sa budete venovať aj menším úlohám (vybavenie telefonátov, e-mailov, organizácia súborov, administratívne práce, brainstorming, neformálne rozhovory s kolegami, ale aj osobný čas a prestávky na obed a dobitie energie). 

Častokrát sa stáva, že práve tieto menšie a kratšie úlohy robíme v rýchlosti medzi dôležitými úlohami, no aj na ne potrebujeme čas a ich nezaradenie do plánu môže v konečnom dôsledku spôsobiť pocit, že nič nestíhate.  

Táto metóda je zameraná aj na zníženie rozptýlenia, aby sa vám nestávalo, že pracujete na danej úlohe, popritom odpovedáte na e-mail, ktorý práve prišiel, vybavíte telefonát a odbehnete k inej práci na ktorú ste si práve spomenuli. Tieto rozptýlenia väčšinou výrazne predlžujú čas na dokončenie pôvodnej úlohy a začnete pociťovať stres. Stanovte si dopredu 1 konkrétnu úlohu a venujte sa jej na 100% bez akéhokoľvek prerušenia. 

2. Eat the frog 

Metaforu o zjedení žaby použil už veľmi dávno Mark Twain. Zjedz živú žabu hneď ráno a nič horšie sa ti už v ten deň nestane. Brian Tracy ju neskôr aplikoval aj pri zlepšovaní produktivity. Ako na to? Každé ráno si nájdite svoju “žabu”, čiže najťažšiu a najmenej obľúbenú úlohu z dňa a začnite s ňou. Budete mať dobrý pocit z toho, že najťažšiu úlohu máte za sebou a už vás čakajú len tie ľahšie a jednoduchšie. 

Metóda "Eat the Frog" sa hodí pre každého, kto bojuje s prokrastináciou a má tendenciu odkladať dôležité a náročné úlohy na neskôr. Vo všeobecnosti je človek najproduktívnejší ráno a je veľmi pravdepodobné, že vám riešenie úlohy pôjde oveľa ľahšie ako o piatej poobede. 

Plotbase odporúčanie: Metódu môžete aplikovať aj pri týždennom plánovaní. Nenechávajte si najťažšie úlohy na piatkové poobedie, kedy ste najviac unavení a myšlienkami pri víkendovom oddychu.  

3. Metóda dvoch zoznamov

Warren Buffett je jedným z najbohatších a najúspešnejších ľudí na svete a vymyslenie metódy dvoch zoznamov sa pripisuje práve jemu. Hovorí sa, že ju odporučil svojmu súkromnému pilotovi, aby mu pomohol s kariérou a vďaka nej dosiahol obrovské úspechy. Odvtedy sa o nej hovorí v mnohých odborných článkoch a knihách o zlepšení produktivity.

Spočíva v tom, že si na papier napíšete 25 najdôležitejších kariérnych cieľov. Potom zakrúžkujete 5 najdôležitejších z nich. Zvyšným 20 sa pokúste vyhnúť, až kým nesplníte svojich TOP 5. Aj táto metóda je čiastočne zameraná na zníženie rozptýlenia, ale hlavne na dokonalú prioritizáciu práce. 

4. Eisenhowerova matica 

Koncept tejto metódy má korene u bývalého prezidenta USA, Dwighta D. Eisenhowera. Keďže musel robiť zásadné rozhodnutia pod veľkým tlakom, hľadal spôsob, ako riadiť svoje úlohy čo najlepšie. Jeho prístup k prioritizácii bol neskôr spopularizovaný aj Stephenom Coveym v bestselleri 7 návykov skutočne efektívnych ľudí.

Všetky úlohy si najprv rozdeľte do 4 skupín. V prvej sú naliehavé a dôležité úlohy, ktoré potrebujete vyriešiť ihneď. V druhej skupine sú menej naliehavé ale dôležité úlohy, ktoré sú potrebné pre dlhodobý úspech a ich skoré vyriešenie predíde tomu, aby sa neskôr ocitli v prvej skupine. Ich vyriešenie si naplánujte v dohľadnej dobe. 

Do tretej skupiny patria úlohy, ktoré môžete delegovať na iných ľudí, aby ste mali viac času. Patria sem všetky dôležité úlohy, ktoré až tak neponáhľajú, napríklad vybavenie e-mailov, telefonáty a administratíva. V poslednej skupine sú všetky nepotrebné činnosti, ktoré vás rozptyľujú pri práci. Venujte sa im až keď je všetko ostatné hotové alebo ich vymažte.

Vytlačte si šablónu Eisenhowerovej matice v PDF, do ktorej si budete zapisovať a triediť jednotlivé úlohy. 

Plotbase odporúčanie: Nezabudnite pravidelne prehodnotiť všetky zapísané úlohy. Tie, ktoré dnes nie sú naliehavé, sa zajtra môžu stať krízou, ak ich nebudete priebežne monitorovať. 

5. Pomodoro technika

Pomodoro techniku vymyslel Francesco Cirillo ako študent, ktorý hľadal spôsob, ktorým zlepší svoju koncentráciu a efektívnosť pri štúdiu. Názov vznikol podľa kuchynského časovača v tvare paradajky, ktorý používal a stal sa symbolom tejto techniky. 

Ako to funguje? Pracujte čo najintenzívnejšie na jednej konkrétnej úlohe presne 25 minút (to je jedno “pomodoro”) a potom si dajte krátku 5-minútovú prestávku. Po štyroch “pomodoro”, čiže po dvoch hodinách práce, si dajte dlhšiu prestávku, napríklad 15-30 minút.

Je to veľmi flexibilná metóda, ktorú využijete pri kreatívnej práci (dizajnéri, vývojári), ale aj v administratíve, na manažérskych profesiách a pri štúdiu. Metóda je založená na sústredenej práci bez vyrušovania.

Stiahnite si PDF s tabuľkou, ktorá vám pomôže hlavne v začiatkoch. 

6. Paretov princíp

Paretov princíp pravdepodobne poznáte ako pravidlo 80/20. Spočíva v tom, že 80% vašich výsledkov pochádza z 20% úsilia. Ako to aplikovať na zlepšenie produktivity? Pokúste sa nájsť tých 20% úloh, ktoré vás najviac posúvajú vpred. 

Eliminujte všetky nepodstatné časti vašej práce a zamerajte sa prednostne na tie, z ktorých máte najväčší úžitok. Na tie, ktoré prinášajú najväčšiu hodnotu. Zistite v čom spočíva vaša efektivita, a prečo niektoré veci prinášajú oveľa viac ovocia ako iné.

7. Kanban board 

Metóda kanban pochádza z Japonska, konkrétne od inžiniera Taiichiho Ohna. Fungovala na princípe farebných vytlačených kartičiek, ktoré mali signalizovať potrebu ďalších úkonov. Neskôr sa postupne pretransformovala na prepracovaný systém riadenia úloh, ktorý používajú manažéri po celom svete.

Kanban board je vizuálna tabuľka rozdelená na niekoľko stĺpcov. Každý stĺpec predstavuje inú fázu pracovného procesu, od začiatku až po dokončenie. Tabuľku si môžete vytlačiť na veľký plagát a farebné lístočky s úlohami postupne presúvať po stĺpcoch, až kým nie je úloha splnená. 

Tento systém vám pomôže najmä pri množstve dlhodobých projektoch, ktoré trvajú mesiace a pre celý tím je motivačné mať takýto plagát neustále na očiach, aby videli napredovanie a celkový stav projektov.

Stiahnite si predpripravený Kanban board a vytlačte si plagát, ktorý môžete priebežne dopĺňať. 

8. Ivy Lee metóda

Ivy Lee je veľmi jednoduchá, no pozoruhodne efektívna stratégia. Vymyslel ju konzultant pre produktivitu a vtedajšiemu prezidentovi Bethlehem Steel Corporation, Charlesovi Schwabovi, priniesol obrovské úspechy v podnikaní. Vtedy za ňu zaplatil 25 000 dolárov (v dnešnej dobe ekvivalent milióna dolárov). Funguje takto:

1. Na konci každého pracovného dňa si napíšete 6 najdôležitejších úloh na ďalší deň.
2. Zoraďte ich podľa dôležitosti.
3. Ráno začnite s tou najdôležitejšou zo všetkých.
4. Sústreďte sa len na tú jednu úlohu a nerobte nič iné, až kým ju nedokončíte. 
5. Potom prejdite na ďalšiu úlohu.
6. Po dokončení poslednej úlohy si pripravte 6 úloh na ďalší deň.

Pri vyberaní úloh musíte samozrejme zohľadniť čas, ktorý potrebujete na ich dokončenie. 6 úloh by malo byť primeraných na 1 pracovný deň (vašu pracovnú dobu). Pokiaľ máte väčšiu úlohu, rozdeľte si ju na menšie časti a z nich postupujte od najdôležitejšej po najmenej dôležitú.  

9. Technika mindfulness produktivity

Mnoho svetoznámych autorov, ako napríklad Chade-Meng Tan (bývalý inžinier Google), Jon Kabat-Zinn (zakladateľ programu Mindfulness-Based Stress Reduction), prispeli k popularizácii a aplikovaniu mindfulness produktivity v pracovnom prostredí.

Spočíva v tom, že sa plne sústredíte na jednu konkrétnu úlohu. Minimalizujete vnútorné aj vonkajšie rozptýlenie a vrátite sa k úlohe vždy, keď si všimnete, že vaša myseľ odbieha. Ideálna technika pre každého, kto bojuje s preťažením informáciami, multitaskingom, chronickým stresom a pocitom rozptýlenia. Je obzvlášť vhodná pre vysoko exponovaných manažérov a lídrov, kreatívnych pracovníkov a ľudí trpiacich digitálnou únavou.  

10. Metóda OKR

Metódu OKR priniesol do Google John Doerr, kde sa vďaka nemu raketovo zvýšila jej popularita. Dnes ho využíva mnoho ďalších spoločností po celom svete.

Skladá sa z cieľa, ktorý by mal byť ambiciózny, teda to, čo chcete dosiahnuť. Ku každému cieľu potom pridáte 2-5 najdôležitejších výsledkov, ktoré sú merateľné a ukazujú, ako úspešne sme cieľ dosiahli. Zvyčajne sa nastavujú na štvrťroky alebo ročne a ich pokrok sa priebežne sleduje. 

11. Metóda GTD (Getting Things Done)

GTD je svetovo uznávaná metóda osobnej produktivity, ktorú vytvoril a spopularizoval David Allen vo svojej knihe Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (v slovenčine vyšla pod názvom Mať všetko hotové: Umenie byť produktívny bez stresu). 

Naša myseľ nie je určená na to, aby si pamätala úlohy a projekty, ale na to, aby tvorila a riešila problémy. Má 5 častí:

1. Zachytenie (vytvorenie zoznamu)

Prvý krok je o tom, že si všetko, čo vám víri v hlave, zaznamenáte na papier. Všetky úlohy, nápady, projekty a stretnutia.  

2. Spracovanie (z chaosu k poriadku) 

Fáza spracovania je o triedení a rozhodovaní, čo s tou úlohou urobíte. Ku každej si napíšte presne čo musíte urobiť. Napríklad, ak máte poznačené “rozpočet”, doplňte k tomu “zavolať Jozefovi ohľadom schválenia rozpočtu k projektu X”. 

3. Organizácia (všetko na správne miesto)

Keď už máte jasné, čo je ďalší krok pre každú úlohu, všetky roztrieďte do spoločných skupín.

• ak má úloha pevný dátum, patrí do vášho kalendára,
• ak je to len informácia alebo nápad na budúcnosť, uložte si ju do archívu alebo na zoznam do budúcna,
• ak je to telefonát, patrí do skupiny telefonátov, ktoré musíte vybaviť,
• ak je to napísanie e-mailu, zaraďte ho do skupiny e-mailov,
• ak je to úloha, s ktorou sa neposuniete, lebo čakáte na ďalšie podklady a informácie, zaraďte ich do skupiny “čakajúce”,
• ak máte viac úloh spojených s jednou osobou, zoraďte ich do jednej skupiny a naplánujte si stretnutie, na ktorom všetky úlohy prejdete.  

Takéto triedenie vám pomôže rýchlejšie splniť úlohy. Vyhraďte si čas napríklad na odpovedanie na e-maily a venujte sa tomu až kým nebude zoznam prázdny.

4. Konaj

Posledná fáza celého GTD systému je pustenie sa do práce. Pomedzi fixné úlohy (meetingy a stretnutia) si vyberajte práce zo zoznamu tak, aby sa dali časovo stihnúť. Ak máte len 30 minút do stretnutia, nezačínajte s časovo náročnejšou úlohou. Vyberte si zo zoznamu takú, ktorá sa dá stihnúť za pol hodinu.

5. Zhodnotenie

Raz za týždeň spravte revíziu všetkých zapísaných úloh. Vymažte splnené úlohy, skontrolujte skupinu čakajúcich úloh a doplňte tie, ktoré pribudli.

12. Parkinsonov zákon

A na záver, posledná pomôcka k zlepšeniu produktivity, parkinsonov zákon. Názov má podľa jeho autora, Cyrila Northcote Parkinsona, ktorý kritizoval zdĺhavé byrokratické správanie v štátnych organizáciách. 

Hovorí o tom, že práca trvá tak dlho, aby vyplnila čas, ktorý je na ňu k dispozícii. Ak si nastavíte kratší, no realistický deadline, často zistíte, že úlohu dokážete dokončiť rýchlejšie, než ste si pôvodne mysleli. Využite túto myšlienku na nastavenie prísnejších, ale dosiahnuteľných termínov.

Ako vidíte, existuje množstvo metód a nástrojov na zlepšenie plánovania práce a zvýšenie produktivity a každá z nich má svoje špecifiká a výhody. Je úplne prirodzené, ak sa v takom množstve informácií na začiatku cítite stratení a neviete, ktorá metóda je pre vás tá pravá. 

Začnite s jednou alebo dvoma, ktoré vás najviac oslovili, a doprajte si trochu času, kým si zvyknete na nový systém práce. Vyskúšajte tie, ktoré najlepšie vyhovujú vášmu pracovnému štýlu a typu práce a prispôsobte si ich svojim potrebám. Produktivita nie je o robení viacerých vecí naraz, ale o systéme a robení tých správnych vecí správnym spôsobom.

Ak si potrebujete vytlačiť akékoľvek materiály, kalendáre, či plagáty v ľubovoľných rozmeroch, kontaktujte nás. V Plotbase vám s tým radi pomôžeme.